Änderung der Kassensysteme ab 01.01.2020

Gefahren bei den nächsten Kassen-Nachschauen, bzw. Betriebsprüfungen, Bußgelder wegen fehlerhafter Kassenführung vermeiden

Sehr geehrte Mandanten,

die Vorgaben für elektronische Kassensysteme wurden ein weiteres Mal deutlich verschärft.

Neben den bisher schon bestehenden hohen Anforderungen an eine ordnungsgemäße Kasse (Einzeldatenspeicherung, Unveränderbarkeit der Daten, Verfahrensdokumentationen, Zählprotokoll, Aufzeichnungen der Entnahmen und Einlagen, usw.) wurde in Deutschland durch das Gesetz zum Schutz vor Manipulation an digitalen Grundaufzeichnungen die
massivste Änderung bei Nutzung von Kassensystemen ab dem 01.01.2020 eingeführt.

Im Folgenden werden die wichtigsten Neuerungen nochmals aus diesem Gesetz vorgestellt:

I. Einzelaufzeichnungsverpflichtung

Die Pflicht zur Einzelaufzeichnung gilt für jeden, der eine gewerbliche, berufliche oder landund forstwirtschaftliche Tätigkeit selbstständig ausübt und gilt unabhängig von der Gewinnermittlungsart. Die Ausführungen gelten nicht erst ab 2020, sind aber von Seiten der Finanzverwaltung nochmals verschärft worden.

Eine Einzelaufzeichnung liegt nur vor, wenn grundsätzlich jeder einzelne Geschäftsvorfall unmittelbar nach seinem Abschluss und in einem Umfang aufgezeichnet wurde, der einem sachverständigen Dritten in angemessener Zeit eine lückenlose Überprüfung seiner Grundlagen, seines Inhalts, seiner Entstehung und Abwicklung und seiner Bedeutung für den Betrieb ermöglicht.

Die Grundaufzeichnungen müssen jederzeit eindeutig in Einzelpositionen aufgegliedert werden können. Festzuhalten sind:

  • Name und Anschrift des Geschäftspartners,
  • der verkaufte, eindeutig bezeichnete Artikel, (= artikelgenaue Programmierung erforderlich),
  • der endgültige Einzelverkaufspreis,
  • der dazugehörige Umsatzsteuersatz und -betrag,
  • ggf. vereinbarte Preisminderungen,
  • die Zahlungsart, (bar, EC-Karte, Kreditkarte, Gutschein, etc.)
  • das Datum und der Zeitpunkt des Umsatzes sowie
  • die verkaufte Menge bzw. Anzahl.

So stellt sich die Frage, ob bei jedem Geschäftsvorfall der Name des Geschäftspartners mit aufgezeichnet werden muss. Gesetzliche Aufzeichnungsverpflichtungen, sowie branchenspezifische Mindestaufzeichnungspflichten und Zumutbarkeitsgesichtspunkte
sind zu berücksichtigen. Es wird z.B. von der Finanzverwaltung nicht
beanstandet, wenn die Mindestangaben zur Nachvollziehbarkeit des Geschäftsvorfalls einzeln aufgezeichnet werden, nicht jedoch die Kundendaten, wenn diese für den Geschäftsvorfall unwesentlich und nicht bekannt sind.

Von der Einzelaufzeichnungspflicht ausgenommen ist der Verkauf von Waren an eine Vielzahl von nicht bekannten Personen gegen Barzahlung. Dies gilt insbesondere für den Einzelhandel und vergleichbare Berufsgruppen. Hier gilt die Einzelaufzeichnungspflicht aus Zumutbarkeitsgründen nicht, wenn kein elektronisches Aufzeichnungssystem, sondern eine offene Ladenkasse verwendet wird. Wird jedoch ein elektronisches Aufzeichnungssystem verwendet, gilt zwingend die Einzelaufzeichnungspflicht.

Diese Ausnahme ist nach Aussage der Finanzverwaltung grundsätzlich auch auf Dienstleistungen übertragbar, wenn die Dienstleistungen ebenfalls an eine Vielzahl von nicht bekannten Personen gegen Barzahlung erbracht werden und kein elektronisches Aufzeichnungssystem verwendet wird. Hierbei muss der Geschäftsbetrieb auf eine Vielzahl von Kundenkontakten ausgerichtet und der Kundenkontakt des Dienstleisters und seiner Angestellten im Wesentlichen auf die Bestellung und den kurzen Bezahlvorgang beschränkt sein, (z.B. Fahrgeschäfte auf einem Volksfest, Biergarten mit Selbstbedienung, Waschstraßen)

Einzelaufzeichnungen sind dagegen zu führen, wenn der Kundenkontakt in etwa der Dauer der Dienstleistung entspricht und der Kunde auf die Ausübung der Dienstleistung üblicherweise individuell Einfluss nehmen kann, (z.B. Frisöre, Ärzte, Tierärzte, Physiotherapeuten).

II. Anforderungen an Registrier- und PC-Kassen grundsätzlich ab 01.01.2020

Zum 01.01.2020 traten weitere verschärfende Auflagen für die elektronischen Kassensysteme in Kraft.

Hinweis: Das Bundesministerium für Finanzen hat mit Schreiben vom 06.11.2019 eine Nichtbeanstandungsregelung bei Verwendung von Registrier- und PC-Kassen-, App-Kassensystemen veröffentlicht. Demnach wird es nicht beanstandet, wenn die „elektronischen Kassensysteme“ längstens bis zum 30.09.2020 noch nicht über eine zertifizierte technische Sicherheitseinrichtung verfügen. (TSE) Nichtbeanstandungsregelung bedeutet jedoch, dass Gesetz trat dennoch zum 01.01.2020 in Kraft. Sofern Ihre Kassenhersteller die maßgeblichen Komponenten auf dem Markt anbieten, ist die Umsetzung im eigenen Unternehmen auch vor dem
30.09.2020 vorzunehmen! Durch die Coronakrise sah das Bundesministerium keine Notwendigkeit diese Frist zu verlängern. Die Finanzminister der einzelnen Bundesländer haben aber eine Härtefallregelung erlassen und den Steuerpflichtigen mehr Zeit gegeben zur Umrüstung bis zum 31.03.21. Diese Regelung bedeutet aber keine allgemeine Verlängerung, sondern bedeutet, dass bis zum 30.09.20 bei einem Kassenhersteller, Kassenfachhändler oder anderen Dienstleister eine technische Sicherheitseinrichtung verbindlich bestellt werden muss oder wenn bei einem vorgeshenen Einbau einer cloud-basierten TSE eine solche nachweislich noch nicht verfügbar ist. Sie müssen also aktiv werden.

Zu den neuen Anforderungen gehören insbesondere:

  • Pflicht zur zertifizierten technischen Sicherheitseinrichtung:
    Die elektronischen Aufzeichnungssysteme und die digitalen Aufzeichnungen müssen ab 01.01.2020 mit einer zertifizierten technischen Sicherheitseinrichtung (TSE) bestehend aus Sicherheitsmodul, Speichermedium und einer digitalen Schnittstelle ausgestattet sein. Dazu gewährleistet das Sicherheitsmodul, dass alle Kasseneingaben mit Beginn des Aufzeichnungsvorgangs protokolliert und später nicht mehr unerkannt verändert werden können. Auf einem Speichermedium werden die Einzelaufzeichnungen für die Dauer der gesetzlichen Aufbewahrungsfrist gespeichert. Eine digitale Schnittstelle gewährleistet eine reibungslose Datenübertragung für die Finanzverwaltung. Diese Schnittstelle muss spätestens bei Einsatz der zertifizierten technischen Sicherheitseinrichtung vorhanden sein. Bitte beachten Sie! Für Registrierkassen, die nach dem 25.11.2010 und vor dem 01.01.2020 angeschafft wurden, die den Regelungen der Aufbewahrung digitaler Unterlagen entsprechen und nicht umgerüstet werden können mit einer zertifizierten technischen Sicherheitseinrichtung (TSE), gilt eine Übergangsfrist bis zum 31.12.2022. Die Nachweise, dass diese Voraussetzungen vorliegen, sind für die eingesetzte Registrierkasse der Systemdokumentation beizufügen (z.B. durch eine Bestätigung des Kassenherstellers). Diese Übergangsregelung gilt nicht für PC-Kassensysteme. Bitte sprechen Sie hierzu Ihre Kassenaufsteller, bzw. Kassen- oder Softwareanbieter nochmals an, ob und ab wann Ihr Kassensystem aufrüstbar ist!
  • Belegausgabepflicht ab 01.01.2020 (unabhängig von Übergangs- und Nichtbeanstandungsregelungen):

„Elektronische Kassensysteme“ müssen in der Lage sein, für jeden einzelnen Geschäftsvorfall einen Beleg auszustellen, entweder elektronisch oder in Papierform. Dazu wird die Pflicht zur Ausgabe von „Kassenbons“ an die Kunden in Deutschland eingeführt, d.h. es ist zwingend ein Beleg zu erstellen in Papierform oder elektronisch auf das Smartphone. Der Beleg muss in unmittelbarem zeitlichem Zusammenhang mit dem Geschäftsvorfall erteilt werden. Den Kunden trifft nicht die Pflicht, den Beleg mitzunehmen.

Folgende Inhalte müssen auf dem Ausgabebeleg enthalten sein:
1. Den vollständigen Namen und die vollständige Anschrift des leistenden Unternehmers
2. Das Datum der Belegausstellung und den Zeitpunkt des Vorgangbeginns sowie den Zeitpunkt der Vorgangsbeendigung
3. Die Menge und die Art der gelieferten Gegenstände oder den Umfang und die Art der sonstigen Leistung
4. Die Transaktionsnummer (erst bei Einsatz des TSE)
5. Das Entgelt und den darauf entfallenden Steuerbetrag für die Lieferung oder sonstige Leistung in einer Summe sowie den anzuwendenden Steuersatz
6. Die Seriennummer des elektronischen Aufzeichnungssystems oder die Seriennummer des Sicherheitsmoduls (erst bei Einsatz des TSE)
7. Betrag je Zahlungsart
8. Signaturzähler (erst bei Einsatz des TSE)
9. Prüfwert (erst bei Einsatz des TSE)

  • Meldungspflicht an die Finanzverwaltung:

Unternehmer, die ihre Geschäftsvorfälle mit Hilfe eines elektronischen Aufzeichnungssystems erfassen, welches unter die neuen gesetzlichen Regelungen fällt, müssen Ihre elektronischen Aufzeichnungssysteme bei der Finanzverwaltung registrieren!
Hiervon gibt es folgende Ausnahmen: Registrierkassen, für die die Übergangsregelung gilt (vgl. oben), unterliegen im Übergangszeitraum keiner Mitteilungspflicht.

Dem zuständigen Finanzamt ist für jede Betriebsstätte folgendes mitzuteilen:
1. Name des Unternehmers,
2. Steuernummer des Unternehmers,
3. Art der zertifizierten technischen Sicherheitseinrichtung,
4. Art des verwendeten elektronischen Aufzeichnungssystems,
5. Anzahl der verwendeten elektronischen Aufzeichnungssysteme,
6. Seriennummer des verwendeten elektronischen Aufzeichnungssystems,
7. Datum der Anschaffung des verwendeten elektronischen Aufzeichnungssystems,
8. Datum der Außerbetriebnahme des verwendeten elektronischen Aufzeichnungssystems.

Die Mitteilung ist innerhalb eines Monats nach Anschaffung oder Außerbetriebnahme des elektronischen Aufzeichnungssystems zu erstatten.

Aber: Diese Registrierungsmöglichkeit steht im Moment noch nicht zur Verfügung! Es wird momentan dazu eine elektronische Übermittlungsmöglichkeit auf Seiten der Finanzverwaltung programmiert. Über den Zeitpunkt des Einsatzes dieser elektronischen Übermittlungsmöglichkeit halten wir Sie auf dem laufenden.

  • Neue Sanktionsmöglichkeiten im Zusammenhang mit elektronischen Aufzeichnungssystemen und Aufzeichnungspflichten

Verstöße gegen die Verpflichtung zur ordnungsgemäßen Nutzung der technischen Sicherheitseinrichtung können als Ordnungswidrigkeit mit einer Geldbuße von 5.000 Euro bis zu 25.000 Euro geahndet werden.

Darunter fallen folgende Feststellungen:

  • wer nach Gesetz buchungs- oder aufzeichnungspflichtige Geschäftsvorfälle oder Betriebsvorgänge nicht oder in tatsächlicher Hinsicht unrichtig aufzeichnet oder aufzeichnen lässt, verbucht oder verbuchen lässt,
  • wer ein vorgeschriebenes elektronisch zertifiziertes Aufzeichnungssystem nicht oder nicht richtig verwendet,
  • wer ein elektronisches Aufzeichnungssystem nicht oder nicht richtig schützt,
  • geschäftsmäßige Bewerbung und In-Verkehr-Bringen von elektronischen Aufzeichnungssystemen, die den gesetzlichen Vorschriften nicht entsprechen
  • Steuergefährdungstatbestände liegen auch vor, wenn Belege ausgestellt werden, die in tatsächlicher Hinsicht unrichtig sind und wenn Belege gegen Entgelt in den Verkehr gebracht werden.

Bei Ausstellung falscher Belege, unrichtiger Aufzeichnung etc. kann das Bußgeld 5.000 Euro betragen. Wer Betriebsvorgänge nicht oder nicht richtig aufzeichnet, ein nicht vorgeschriebenes Aufzeichnungssystem verwendet oder keine zugelassenen Systeme gewerbemäßig bewirbt (siehe vorstehende Gliederung), dem wird das Vergehen
mit einem Bußgeld bis 25.000 Euro geahndet.
Das Bußgeld kann bei Fehlerwiederholung erneut verhängt werden!

  • Kassen-Nachschau

Mit dem Gesetz zum Schutz vor Manipulationen an digitalen Grundaufzeichnungen wurde der Finanzverwaltung ein neues Kontrollinstrument geschaffen. Das Gesetz hat der Betriebsprüfung
bereits ab dem 01.01.2018 die Möglichkeit einer sogenannten Kassen-
Nachschau eröffnet. Hier können Finanzbeamte ohne vorherige Ankündigung zur Prüfung der Ordnungsmäßigkeit der Kassenführung erscheinen.

Auf Anforderung des Prüfers sind:

  • Auskünfte über die Kassenführung zu erteilen,
  • die Verfahrensdokumentation zum eingesetzten Aufzeichnungssystem einschließlich der Informationen zur zertifizierten technischen Sicherheitseinrichtung vorzulegen,
  • Bedienungsanleitungen, Programmieranleitungen und Datenerfassungsprotokolle über durchgeführte Programmänderungen vorzulegen,
  • die gespeicherten Unterlagen und Aufzeichnungen (Kasseneinzeldaten) auf einem maschinell verwertbaren Datenträger zur Verfügung zu stellen
  • Ab 01.01.2020 sind die digitalen Aufzeichnungen über die digitale Schnittstelle (vgl. oben) oder auf einem maschinell auswertbaren Datenträger nach den Vorgaben der digitalen Schnittstelle zur Verfügung zu stellen. Die Schnittstelle braucht erst bei tatsächlichem Einsatz der TSE vorliegen. Jedoch ist ein Datenexport auch ohne
    Schnittstelle zu erbringen.

Der Prüfer kann u.a. zur Prüfung der ordnungsgemäßen Kassenaufzeichnungen einen sog. „Kassensturz“ verlangen, da die Kassensturzfähigkeit (Soll-Ist-Abgleich) ein wesentliches Element der Nachprüfbarkeit von Kassenaufzeichnungen jedweder Form
darstellt.

Fazit:
Diese Änderungen geben Ihnen einen Überblick über die Vorgehensweise der Betriebsprüfung, um existenzielle Nachteile für Sie in der Zukunft zu vermeiden.

Die Kassenprüfung ist bei Betriebsprüfungen immer ein Prüfungsschwerpunkt im Bereich der Einnahmeverprobung und hat das Ziel, die Ordnungsmäßigkeit der Buchführung zu belegen oder zu widerlegen (§ 158 AO). Können die o.g. Unterlagen nicht, bzw. nur
unvollständig vorgelegt werden, so hat die Finanzverwaltung aufgrund aktueller Rechtsprechung der Gerichte eine Schätzungsbefugnis.

Seit dem 01.01.2020 ist es für jedes Unternehmen, das ein Kassensystem einsetzt, also existenziell wichtig, den Änderungsbedarf im Detail zu überprüfen und sich mit Herstellern von Kassensystemen zur Integration einer technischen Sicherheitseinrichtung in Verbindung zu setzen. Die Nichtbeanstandungsregelung bis zum 31.03.2021 bringt allen Beteiligten noch ein wenig Luft, aber man muss bis zum 30.09.20 aktiv werden.